Inclure une télévision haute définition
Pour inclure au mieux les personnes à distance et celles qui se trouvent dans votre bureau, la meilleure pratique consiste à disposer d’un téléviseur ou d’un moniteur de haute qualité et de taille suffisante, installé à portée de vue de tous dans la pièce. Les personnes qui se réunissent en personne apprécieront de participer avec leurs collègues en haute définition, afin de pouvoir comprendre facilement les conceptions et les données complexes présentées à l’écran.
Pour la petite information, sachez que les centres d’affaires peuvent vous proposer des salles de réunion toutes prêtes, ainsi que de nombreux autres services comme la domiciliation d’entreprise.
Choisir une table ronde ou ovale
Les réunions de brainstorming ou d’autres activités où cet aspect est prioritaire conviennent mieux aux tables rondes.
Cependant, la forme de votre pièce peut dicter la forme de table dont vous avez besoin. L’utilisation d’une table ronde dans une pièce rectangulaire donne une impression de décalage, ce que vous voudrez éviter si vous vous concentrez sur le travail à accomplir. Pour les pièces carrées, une table ronde est préférable, tandis qu’une forme ovale est préférable pour les pièces rectangulaires. Vous profiterez des avantages d’une table plus ronde en matière de collaboration tout en remplissant correctement la pièce.
Évaluer la taille de votre pièce avant de l’aménager
Que vous cherchiez à aménager un espace de réunion pour trois à cinq ou pour 15 à 20 personnes, vous devrez tenir compte de la façon dont l’espace est ou sera divisé et de l’usage que votre entreprise souhaite en faire. Avez-vous besoin d’un espace pour des réunions rapides en tête-à-tête, ou d’une salle de conférence accueillant des visiteurs extérieurs ? Les petites salles n’ont pas besoin d’un téléviseur ou d’un écran aussi grand, et les grandes salles de conférence auront très probablement besoin d’un système de haut-parleurs pour que tout le monde puisse bien entendre. Sondez vos équipes pour savoir à quelles fins les gens veulent utiliser les salles de réunion, et utilisez leur avis pour sélectionner les caractéristiques de chaque espace.
Installez un tableau pour les brainstormings
Un tableau blanc ou un tableau intelligent est un outil qui crée un espace incroyablement utile aux plateformes de réunion. Les équipes d’ingénierie peuvent l’utiliser pour les organigrammes et les diagrammes de composants, le marketing pour les remue-méninges créatifs, etc.
Les tableaux intelligents numériques permettent l’édition simultanée, la sauvegarde de vos écrits virtuels et l’exportation facile vers la suite Google. L’installation d’un tableau sur le mur de votre salle de réunion augmentera la productivité et fera de la salle de réunion un espace idéal pour le partage des idées.
À lire aussi : Travailler à l’étranger
Disposez de l’équipement approprié
Votre salle de réunion ne sera pas idéale si vous ne pouvez rien faire d’autre que de parler aux personnes présentes dans la pièce.
Tout d’abord, achetez une caméra de vidéoconférence qui vous permet de voir toutes les personnes présentes dans la pièce. Une webcam peut faire l’affaire, mais nous vous recommandons une caméra intelligente pour exceller et favoriser la collaboration au sein de votre équipe.
Les haut-parleurs et les microphones sont également essentiels pour entendre correctement toutes les personnes impliquées. Un seul microphone de haute qualité dans une salle de réunion éliminera les sonneries et les échos gênants de plusieurs microphones d’ordinateurs portables, et un haut-parleur approprié transmet un son clair à toutes les personnes présentes dans la salle.
Le logiciel de visioconférence est la dernière pièce du puzzle de l’équipement nécessaire dans vos salles de réunion. Il existe de nombreuses options gratuites ou peu coûteuses qui s’intègrent facilement au lieu de travail et stimulent la productivité, comme Zoom, Skype, etc.
Vérifier la connexion Internet
Quelle que soit la complexité de la configuration de votre salle de réunion, elle dépend d’Internet pour que tout fonctionne correctement. Avec les téléviseurs intelligents, les ordinateurs portables, les logiciels de vidéoconférence et les autres appareils connectés à Internet utilisés lors des réunions, une tonne d’appareils fonctionnant sur le même réseau.
Pour éviter les décalages et les écrans figés, vous devez optimiser votre connexion WiFi en fonction du nombre d’appareils que vous prévoyez d’avoir sur votre réseau. Des appareils peuvent étendre votre réseau aux zones de votre bureau qui ne disposent pas d’une bonne connexion à un routeur central, garantissant ainsi une connexion transparente quel que soit l’endroit où vous travaillez. Analysez les habitudes de réunion de chaque service et adaptez les salles à leurs besoins plutôt que d’y installer un projecteur et d’en rester là. Réfléchissez un peu plus et vous serez sûr de récolter les fruits de vos efforts.